O assunto desta postagem pode parecer totalmente fora de propósito. Mas não é. Trabalhar com várias pessoas, alunos, colegas, colaboradores, amigos, profissionais de diferentes campos de atuação, exige muita troca de informação por email. Já existem sistemas que prescindem do envio de documentos, e estes podem ser trabalhados simultaneamente por várias pessoas, e são automaticamente atualizados. Enquanto tais funcionalidades não se tornarem amplamente difundidas e utilizadas, o envio de documentos em anexo a mensagens de email continuará sendo a maneira mais popular para se trocar informações diversas na forma de documentos.
Um grande problema é como nomear tais documentos. Para mim, não existe nada mais frustrante do que receber um documento em anexo nomeado “documento.doc” ou “arquivo.pdf”, “matrícula.doc”, “planilha.xls”, “figura.jpg”, etc. À medida em que tais documentos se acumulam na caixa de entrada de anexos, ou na pasta de downloads, é necessário se renomear documentos enviados com “nomes genéricos” com nomes mais adequados para serem identificados. O que toma tempo e, às vezes, se torna irritante. Afinal, os usuários atuais de sistemas operacionais como Windows, Linux e MacIntosh não podem talvez imaginar que até alguns anos atrás só se podia utilizar 8 caracteres para nomear arquivos. Era preciso MUITA imaginação para se nomear arquivos com tão poucos caracteres. Hoje em dia o nome dos arquivos permite utilizar um número ilimitado de caracteres. Então, porque não utilizar esta funcionalidade de maneira inteligente?
Algumas sugestões:
1. Não utilize caracteres “especiais”, como cedilha (ç), apostrofe ( ‘ ), acentos nas palavras, #, $, %, >, <, trema, asteriscos, parênteses, barras (/ ou ).
2. Não deixe espaços entre as palavras. Utilize o hífen ( – ) ou “underline ( _ ) para separar as palavras.
Desta forma, se evitará que os arquivos apresentem eventuais problemas ao serem abertos.
3. Verifique a integridade do documento antes de o enviar.
4. Verifique se está enviando a versão correta.
5. Verifique se o documento não contém informações pessoais as quais não se deseja compartilhar.
6. No caso de múltiplos arquivos, utilize softwares como “WinZip” ou “WinRar” para comprimir todos os arquivos em um só depois de colocá-los em uma pasta.
Sugestões para nomear os arquivos:
“Roberto-Berlinck-CV-Lattes-28-01-2010.pdf”
“Planilha-dados-pos-graduacao-atualizada-01-02-2010.xls”
“Manuscrito-final-Corrigido-Science-Silva-et-al-2011.pdf”
“Foto-familia-Souza-natal-2010.jpg”
“documentos-cadastrados-IRPF-2009-2010.zip”
“comentarios-leituras-dominicais-jornal-FSP.doc”
Use sua imaginação para nomear arquivos sem deixar muitas ambiguidades a respeito de seu conteúdo, para que o destinatário possa facilmente identificá-lo em sua caixa de entrada de anexos (eu utilizo o software “Eudora” para mensagens de email, para o qual existe esta caixa de entrada – para mim não existe software melhor, já testei o thunderbird e o outlook) ou de downloads.
Facilite a vida da pessoa para quem você envia um ou vários documentos. Esta pessoa realmente apreciará sua atenção e cortesia.
Categorias:educação, informação
A Química da Vida 
Rsrsrs… realmente nome vago em arquivo é algo muito chato. Contudo, percebe-se que há uma lógica DOS residual nas suas sugestões. A ausência de espaço ou caracteres especiais é um exemplo de quem conhece os primórdios do problema (ainda bem que não precisamos mais nos restringir a 8 caracteres por nome ;-). Quanto ao Eudora eu não sabia que ainda existia. Descobri que há uma versão de código aberto. Eu pessoalmente acho que tudo isso irá pra nuvem em breve. Um abraço e parabéns pelo post interessante.
Caro Erick,
Pois então, acredite você ou não eu LI o manual do DOS (Disk Operacional System) do primeiro computador que comprei, um 386DX. Eu também LI o manual do Windows inteiro, e conseguia configurá-lo do jeito que eu queria (às vezes a tela ficava toda maluca). Eu o achava fantástico, e durou muito tempo, quase 10 anos. Eu comecei usando Windows 2.1, você pode imaginar. Isso no início dos anos 90. Mas tinha que nomear os arquivos com somente 8 caracteres.
Enquanto todos estes problemas não forem para “as nuvens”, eu espero que os correspondentes possam nomear arquivos com mais cuidado. Você acha que é só aqui no Brasil que isso acontece? Que nada! Recebo arquivos do mundo todo, alguns nomeados “paper.doc”, “data.xls”. É inacreditável.
Mas Erick, o Roberto está progredindo direitinho! Do DOS para blogue em WP, Twitter e FB… 🙂
E aqueles acadêmicos que pararam no DOS ou nem isso?